Организованный ум - Дэниел Левитин

Чтобы увеличить потенциал компании, хорошо бы сначала организовать людей. Но как систематизировать постоянный поток документов, которые берут верх уже, кажется, во всех аспектах работы и личной жизни? Для обеспечения эффективности бизнеса управление потоками бумажных и электронных документов приобретает все большее значение. Разве мы не должны вообще избавиться от бумаг в офисе? Разве они не канут в Лету с появлением реактивных ранцев и робота Рози? С 1980 года потребление бумаги выросло на 50 %^[761], и сегодня США используют 70 миллионов тонн бумаги в год^[762]. Это 467 фунтов, или 12 000 листов на каждого мужчину, женщину и ребенка. Понадобилось бы шесть деревьев высотой более 12 м, чтобы восполнить это количество на одного человека^[763]. Как мы пришли к этому и что можно сделать?

После середины XIX века, когда компании значительно укрупнились, а их сотрудники рассредоточились по разным городам и странам, предприятия сочли правильным хранить копии исходящей корреспонденции либо переписанными вручную, либо с помощью копировального метода, который назывался высокая, или типографская, печать^[764]. Входящая корреспонденция, как правило, помещалась в ящиках стола или небольшом шкафчике, причем иногда она сортировалась, но чаще – нет. Определяющую информацию – имя отправителя, дату и тему – писали снаружи письма или папки и потом использовали для поиска. Поскольку входящей корреспонденции было мало, система легко управлялась: чтобы найти нужное письмо, требовалось просмотреть всего несколько букв. Это не занимало слишком много времени и было похоже на детскую карточную игру «Найди пару».

Детская забава появилась благодаря телевизионной игре, которую в 1960-е годы вел Хью Даунс. В оригинальной версии она начинается с того, что вы отбираете из двух колод одинаковые карты так, чтобы в игре у каждой карты была идентичная пара. Затем они раскладываются рубашкой вверх – шесть по горизонтали и пять по вертикали, чтобы всего получилось тридцать. Игроки по очереди переворачивают две карты. Если они совпадают, игрок их забирает. Если нет, снова переворачивает рубашкой вверх, и очередь переходит к следующему. Тот, кто запомнит точное положение ранее перевернутых карт, получает преимущество. Человек способен это сделать благодаря работе гиппокампа. Помните, я говорил о ней: это способность запоминать место; та разновидность памяти, которая развивается у водителей такси в Лондоне.

Все мы ежедневно пользуемся гиппокампальной пространственной памятью, когда ищем документ или какую-нибудь вещь. Часто мы четко представляем ее местоположение относительно других предметов. Система хранения документов когнитивного психолога Роджера Шепарда представляла собой просто стопки (целые горы) бумаг по всему кабинету. Шепард знал, в какой лежит определенный документ, и примерно понимал, насколько близко или далеко он от основания. Так ученый, используя пространственную память, смог сократить время поисков документа. Аналогичным образом ранняя система поиска несортированных писем, сложенных в бюро, опиралась на пространственную память офисного служащего, который примерно помнил, где что лежит. Пространственная память может быть очень хорошей. Например, белки могут найти сотни спрятанных ими орехов – и не просто по запаху^[765]. Эксперименты показывают, что они главным образом ищут те схроны, которые сами же и сделали, и не разыскивают кладовые сородичей. Тем не менее в XIX веке при наличии большого количества документов или корреспонденции поиск нужной бумаги отнимал уйму времени и сил.