Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов

Формулы и ссылки на ячейки/диапазоны.

Сочетания клавиш в Windows (на Mac).

Основы. Интерфейс. Форматирование

Интерфейс Excel и типы файлов. Версии Excel

Самые значимые изменения в Excel произошли уже довольно давно — между версиями 2003 и 2007. Значительно увеличилось количество строк и столбцов на листе (более миллиона вместо 65 тысяч строк; о точных ограничениях — чуть ниже), появилась лента инструментов с отдельными вкладками.

Так выглядела панель инструментов в версии 2003 и ранее:

А в новых версиях Excel есть лента с отдельными вкладками, на которых расположены инструменты и команды (лента выглядит по-разному в разных версиях, но структура с вкладками и группами команд на каждой из них одинакова). Это скриншот из версии Microsoft 365 (по подписке).

Вот краткое сравнение последних версий Excel. Как видите, с каждой версией в Excel появлялось что-то новое: опции сводных таблиц, функции, инструменты и диаграммы.

Конечно, чем новее версия, тем лучше, но революционные изменения случаются не с каждой версией. Таковыми можно считать:

• изменение интерфейса (лента), размеров файла (более миллиона строк вместо 56 тысяч) и новые расширения (типы) файлов (книг Excel) в версии Excel 2007;

• появление надстроек Power Pivot, Power Query для версии Excel 2010;

• появление динамических массивов и соответствующих новых функций в Excel 2021 и в рамках пакета Microsoft 365 по подписке, а также функции LAMBDA (в Microsoft 365, но не в Excel 2021), позволяющей создавать собственные функции без макросов.

Таблица ниже доступна в отдельном файле в формате Google Таблиц по ссылке, там вы сможете рассмотреть ее в большем масштабе.

Версии Excel

https://mif.to/cfC9b

Давайте посмотрим на основные элементы в окне Excel.

Обратите внимание, что номера строк и столбцов, к которым относится активная ячейка, выделяются более темным цветом.

Чтобы выделять разные ячейки, можно:

• выделять ячейку мышкой;

• переходить от ячейки к ячейке с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре;

• вводить адрес ячейки в поле «Имя» и нажимать Enter, чтобы переместиться в нее;

• нажимать F5 и в появившемся окне «Переход» вводить адрес ячейки.

Для выделения диапазона (группы из нескольких ячеек):

• выделите его мышкой;

• выделите первую (левую верхнюю) ячейку диапазона, зажмите Shift и щелкните мышкой на последнюю (правую нижнюю) ячейку;

• нажмите F8 (Fn + F8) для перехода в режим расширения; теперь достаточно нажимать на стрелки на клавиатуре — и выделенный диапазон будет расширяться в соответствующем направлении;

• чтобы выделять строки или столбцы целиком, щелкните на их заголовки (номера);

• для выделения несмежных ячеек или диапазонов (то есть не одного прямоугольного диапазона, а нескольких, расположенных отдельно) зажмите Ctrl и выделите ячейки или диапазоны либо нажмите Shift + F8 (Fn + ⇑ + F8) и выделите несмежные диапазоны мышкой без зажатия Ctrl;

• Ctrl + Shift + стрелки (^ + ⇑ + стрелки) — выделение диапазона до последней заполненной ячейки в направлении стрелки, например если выделить первую ячейку в столбце и нажать Ctrl + Shift + ↓ (^ + ⇑ + ↓), то будут выделены все ячейки в этом столбце до последней заполненной включительно.

А для перемещения по листу пригодится следующее.

• Прокручивание колеса мышки (с зажатым Ctrl колесико будет менять масштаб, а без — прокручивать окно). В Excel 2021 / Microsoft 365 появилась возможность прокручивать лист горизонтально: зажмите Ctrl + Shift и прокручивайте колесико мышки. Конечно, если у вашей мышки есть второе колесо прокрутки, удобнее всего использовать его для этой цели.

• Если колеса у мышки нет или вам удобнее пользоваться полосами прокрутки, они также — по определению — подходят для прокрутки рабочего листа.

• Перемещаться на экран вверх и вниз с помощью клавиш PgUp и PgDn.

• Возвращаться к активной ячейке с помощью сочетания Ctrl + Пробел.

• Прокручивать экран по строкам можно с помощью стрелок на клавиатуре, но только при включенном индикаторе Scroll Lock. Иначе вы будете переходить с ячейки на ячейку, нажимая стрелки.

• В соседние ячейки можно попасть с помощью стрелок на клавиатуре и клавиш Tab (в ячейку справа от активной), Shift + Tab (в ячейку слева), Enter (в ячейку снизу) и Shift + Enter (в ячейку сверху).

• Ctrl + стрелки позволяют перемещаться до конца строки/столбца.

• Чтобы попасть в конец активной области (той области рабочего листа, в которой есть какие-либо данные), нажмите Ctrl + End. Вы попадете в ячейку, которая находится на пересечении последней строки и последнего столбца, содержащих данные.

ИНТЕРФЕЙС GOOGLE ТАБЛИЦ

Что насчет Google Таблиц? Ключевое отличие здесь в том, что тут нет ленты с вкладками, но есть меню и небольшая панель инструментов, на которой находятся некоторые команды, например: печать, масштаб, форматирование ячейки, вставка ссылок, диаграмм и фильтров.

Меню можно открывать мышкой или с помощью сочетаний клавиш. Все меню открываются сочетанием клавиши Alt и одной из букв — как правило, первой буквы названия меню на английском. Например, Alt + D — это меню «Данные» (Data).

Все сочетания клавиш (и не только для меню) можно посмотреть, нажав Ctrl + /.

После того как вы откроете меню с помощью сочетания клавиш, у каждой команды или списка команд будет указана буква, то есть вы сможете и дальше перемещаться по меню с помощью клавиатуры без мышки.

Настройка ленты и панели быстрого доступа Excel

Скрытие ленты

Чтобы скрыть ленту и оставить только заголовки вкладок, нажмите Ctrl + F1 или щелкните мышкой дважды по любой вкладке.

Лента в скрытом виде выглядит так: видны только вкладки.

Настройка ленты

Ленту инструментов в Excel можно настраивать: создавать собственные вкладки, добавлять команды на существующие, скрывать вкладки.

Для настройки ленты нужно зайти в «Параметры Excel» и выбрать там соответствующий раздел «Настроить ленту» (Customize Ribbon).

Чтобы скрыть некоторые вкладки, снимите флажки справа.

Раскрывайте вкладки и группы, чтобы посмотреть их состав, а также добавить новые команды, — для этого достаточно выбрать команду слева в списке и нажать «Добавить > >» (Add > >).

Например, вы считаете, что вставка сводной таблицы более уместна и удобна для вас на вкладке «Данные», а не «Вставка», где она живет по умолчанию. Создайте новую группу на вкладке «Данные».

Далее эту группу можно переименовать