Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

Нет долгосрочного бюджета по доходам и расходам.

Счета кредиторов оплачиваются с задержками.

Задержки в выплате заработной платы.

Деньги, товары и имущество компании пропадают в результате небрежного обращения или злого умысла.

Имущество не учтено и не закреплено за ответственными сотрудниками.

При расчете себестоимости не учитывается реальный размер износа имущества.

Авралы в период подготовки налоговых и бухгалтерских отчетов.

Штрафы за нарушения от контролирующих органов.

Первоочередные действия по развитию отделения:

8-й отдел - составить долгосрочный бюджет, включающий планы по доходам и расходам всех подразделений.

7-й отдел - организовать хороший учет всей дебиторской задолженности, выработать действия по ее сбору.

8-й отдел - наладить еженедельный подсчет маржинальной прибыли и формирование отчетов для работы руководителей.

8-й отдел - произвести проверку счетов и цен, по которым осуществляются приобретения.

9-й отдел - провести учет имущества компании и инвентаризацию, установить нормы износа, назначить за каждый объект ответственных сотрудников.

9-й отдел - при необходимости упорядочить складской учет и учет использования материалов, добиться полного соответствия данных учета настоящему положению дел.

9-й отдел - добиться формирования еженедельных отчетов по себестоимости производимых продуктов.

8-й отдел - требовать предоставление всех необходимых руководителям данных для проведения еженедельного распределения средств.

Глава 15

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ (4)

Обычно это отделение не бывает самым слабым звеном в потоке производства, но тем не менее, в этой области есть сложности с планированием производственных процессов, в основе которых лежит непонимание взаимосвязи между различными функциями, связанными с производством.

Для разработки оргсхемы четвертого отделения необходимо в первую очередь понять, какой именно продукт производит компания и каковы подпродукты. Какой бы не производился продукт, его составляющими являются:

планирование, предсказание деятельности;

обеспечение производства всем необходимым;

непосредственно производство.

Например, для того, чтобы типография могла производить свой продукт, отдел Планирования и обеспечения должен:

составить планы и техническую документацию на каждый заказ, сформировать общий план производства и задания на каждую смену;

закупить все, что необходимо для выполнения этих планов;

поддерживать работоспособность оборудования;

обеспечить бесперебойное снабжение электроэнергией.

Если любой из этих подпродуктов отсутствует, страдает все производство, так как каждый из них необходим, а все они связаны в единый технологический процесс. Например, если нет хорошего плана производства, который учитывает точное время, когда будет производиться обслуживание оборудования и сроков поставки нужных для этого материалов, производство не сможет выполнить план. Сбои в снабжении сделают невозможным провести регламентное обслуживание оборудования и т.д. Подпродукты - это взаимосвязанная цепочка, их согласованное производство приводит к производству продуктов отдела.

ЦКП отделов также являются подпродуктами по отношению к продукту всего отделения. Например в типографии:

Отдел Планирования и обеспечения подготавливает все, что необходимо для согласованной деятельности последующих отделов;

Отдел Допечатной подготовки разрабатывает макеты и производит все согласования с заказчиком по каждому отдельному заказу;

Производственный отдел - непосредственно изготавливает продукцию.

Если отдел Допечатной подготовки не производит свой продукт, например, и не разработает вовремя макет или пропустит на выход форму с ошибками, производственники не смогут выполнить план.

Конечно, в дистрибьюторской компании, розничном магазине и любом другом бизнесе, в зависимости от технологии производства продукта, функции и соответственно отделы и секции совершенно другие, но они будут также придерживаться этих принципов.

Функции Технического отделения торгового предприятия совсем иные:

обслуживание оборудования и помещений;

работа с поставщиками товара;

доставка товара на склад компании;

складское хранение;

комплектация и доставка товара;

гарантийное обслуживание.

Если компания предоставляет клиентам несколько разных ЦКП, например, производит смазочные материалы и одновременно занимается дистрибуцией масляных фильтров, которые поставляет тем же клиентам, то на оргсхеме может быть два Технических отделения. Можно сказать, что в таком случае поток производства выходит из отделения Финансов и делится на два, каждый из которых идет через соответствующее Техническое отделение, и которые затем соединяются в отделении Квалификации. В этом случае отделения нумеруют как 4А и 4Б и это означает, что они выполняют свои функции не последовательно в потоке, а параллельно.

Ниже приведен более подробный пример состава функций Технического отделения для полиграфического предприятия, а в приложении вы сможете найти примеры полных оргсхем для разных компаний.

Техническое отделение полиграфического предприятия

Занимается выпуском цветной полиграфической продукции: плакаты, листовки, буклеты, брошюры56, журналы и подобная продукция. В данном примере рассмотрена типография, которая изготавливает печатные формы и некоторые виды послепечатных работ у субподрядчиков.

ЦКП Технического отделения: изготовленная в срок качественная полиграфическая продукция.

ОТДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ (10)

В отличии от большинства отделений, в Технических отделениях компаний разных видов деятельности очень часто создают отдельные секции, занимающиеся планированием. Это связано с тем, что планирование производственных процессов обычно требует особых навыков и специального программного обеспечения, которое позволяет учесть производительность оборудования, квалификацию производственного персонала.

Секция планирования - составляет планы по производству, обеспечению и обслуживанию оборудования с учетом имеющихся ресурсов таким образом, чтобы дать максимальную загрузку персоналу и оборудованию. Диспетчер производства отслеживает ход выполнения каждого заказа и информирует об этом компанию.

ЦКП: планы производства заказов, обеспечивающие максимальную загрузку производства при соблюдении технологии.

Секция технологической документации - разрабатывает набор технологических карт и заданий на заказ, которыми руководствуются все производственные подразделения.

ЦКП: полная и точная технологическая документация для производства заказов.

Секция снабжения - осуществляет закупки бумаги и других материалов для производства, следит, чтобы необходимые материалы согласно плану были доступны на складе материалов до начала работ.

ЦКП: своевременно и в полном объеме приобретенные по оптимальной цене материалы и товары для производства, оприходованные и переданные на склад.

Секция обслуживания оборудования - производит наладку всех станков, профилактическое обслуживание и ремонтные работы, осуществляя это точно по плану, чтобы не препятствовать производству.

ЦКП: бесперебойно работающее благодаря хорошему обслуживанию оборудование, позволяющее производить продукцию высокого качества.

Секция газо- и электрообеспечения - обеспечивает бесперебойное снабжение оборудования и помещений газом и электричеством, при необходимости подключает автономные генераторы.

ЦКП: бесперебойное обеспечение газом и электроэнергией оборудования и цехов производства.

ЦКП отдела: эффективные планы производства, обеспеченные всем необходимым и бесперебойно работающим оборудованием.

ОТДЕЛ ДОПЕЧАТНОЙ ПОДЕОТОВКИ (11)

Секция дизайна - в соответствии с требованиями заказчика разрабатывает дизайн продукции, получает одобрение заказчика. Здесь создают макеты плакатов, листовок и брошюр.

ЦКП: качественный дизайн продукции, утвержденный заказчиком.

Секция приема и доработки файлов - получает у заказчика файлы макетов печатной продукции, проверяет их для обнаружения и исправления технических ошибок, дорабатывает эти файлы и согласовывает изменения с заказчиком.

ЦКП: своевременно принятые, проверенные и доработанные файлы, которые можно использовать для производства.