Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах) - Ренат Шагабутдинов

Пример импорта данных из другого источника — папки с несколькими файлами, например несколькими книгами Excel.

• Сводная из папки.xlsx

• Папка «Филиалы»

Если данные хранятся в разных книгах Excel, их не обязательно предварительно собирать вручную — можно воспользоваться надстройкой Power Query.

В появившемся окне выберите папку с файлами для загрузки.

Таблицы в файлах должны быть с одинаковой структурой (по столбцам), хотя число строк может отличаться. Конечно, данные должны подходить для создания сводной, ведь наша конечная цель именно в этом!

Далее нужно выбрать элементы, из которых будут загружаться данные. Power Query видит таблицы и листы, они помечены своими иконками (важно, чтобы в разных книгах при загрузке целой папки они назывались одинаково).

Если вам нужно сначала посмотреть список всех объектов в файлах, а не выбирать сразу листы или таблицы, то нажмите на «Параметр1» на этом шаге

После выбора объекта (таблицы или листа) откроется окно редактора Power Query. В нем можно преобразовать данные, почистить их, отфильтровать, поменять форматы — все, что вы сделаете здесь, будет каждый раз происходить с данными при их обновлении.

Чтобы перенести данные отсюда на лист Excel в виде таблицы или сводной, выбирайте «Закрыть и загрузить в» (Close & Load To…) — далее можно будет выбрать, в каком виде данные можно загрузить

После чего будет построена обычная сводная, но источником для нее будет выступать подключение к четырем файлам.

При обновлении сводной будет обновляться подключение: будут загружены данные из всех файлов-источников и над ними будут проделаны те операции, которые записаны в редакторе Power Query (например, замена какого-то текста на другой, изменение форматов, фильтрация данных и так далее).

Обработка данных в Power Query

Power Query позволяет не только загружать данные из внешних источников, но и преобразовывать их, подготавливая к дальнейшему анализу с помощью сводных таблиц Excel или использованию как одного из источников в модели данных Power Pivot.

Если при импорте вы выберете «Преобразовать» (Transform Data), а не «Загрузить» (Load), откроется отдельное окно редактора Power Query, в котором можно производить манипуляции с данными.

Вот так выглядит окно Power Query:

Манипуляции с данными можно осуществлять как через ленту, так и с помощью контекстного меню.

В пункте «Преобразование» есть ряд операций, позволяющих изменять числа или текст.

Многие преобразования имеют аналоги в Excel — в виде инструментов («Найти и заменить» в Excel, «Замена значений» в Power Query) или функций (как ПРОПИСН / UPPER — здесь ВЕРХНИЙ РЕГИСТР). Но преимущество здесь и в быстродействии, и в том, что все преобразования будут осуществляться каждый раз при обновлении связи с источником. Не нужно вводить функции, делать что-то вручную, эти действия будут происходить автоматически.

Что можно делать с помощью Power Query с импортируемыми данными:

• удалять столбцы;

• переименовывать столбцы;

• заполнять столбцы по образцу (по аналогии с мгновенным заполнением Excel);

• сортировать и фильтровать данные (например, убирать пустые строки);

• изменять регистр текстовых значений;

• заменять один текст/символ на другой;

• очищать данные от лишних пробелов;

• округлять числа и производить с ними другие операции;

• группировать данные по значениям из какого-то столбца (по аналогии со сводными таблицами);

• удалять дубликаты;

• извлекать первые/последние символы из текстовых строк или же значения до и после определенных разделителей;

• добавлять префиксы и суффиксы к текстовым значениям;

• объединять две таблицы по тому или иному параметру (по аналогии с ВПР / VLOOKUP) — об этом уже через пару строк;

• объединять несколько таблиц в одну (вертикально, то есть таблицы с одинаковой структурой, а строки собираются друг под другом);

• и многое другое.

Объединение запросов (таблиц) в Power Query

Power Query позволяет объединять запросы, то есть соединять таблицы, связывать их по тому или иному столбцу: делать то, что делают функции и формулы рабочего листа Excel (как ВПР / VLOOKUP и другие), но делать это быстрее и эффективнее.

Сначала нужно импортировать те данные, которые мы будем объединять (в нашем примере — прайс-лист и форму заказа).

Достаточно выделить таблицу и выбрать команду «Из таблицы/диапазона» на вкладке «Данные» (Data — From Table / Range).

После этого откроется редактор Power Query, где появится соответствующий запрос.

После этого необходимо создать запрос к другой таблице для объединения. Если вторая таблица находится в другой книге Excel, можно импортировать ее с помощью команды на ленте редактора Power Query.

Если таблица в той же книге, можно закрыть редактор Power Query и снова воспользоваться командой «Из таблицы/диапазона» на вкладке «Данные».

Когда вы создали запросы ко всем нужным таблицам, выбирайте команду «Объединить» — «Объединить запросы» на вкладке «Главная» в окне Power Query.

В появившемся диалоговом окне будут предпросмотр первого запроса (из которого вы вызвали команду «Объединить») и возможность выбора второй таблицы.

Тип соединения для того, чтобы подтянуть в первую таблицу данные из второй, — «Внешнее соединение слева» (Left Outer Join), это аналог функции ВПР / VLOOKUP. После выбора второй таблицы в списке появится предпросмотр с ее столбцами. Щелкните на те столбцы, по которым будут объединяться запросы.

После нажатия ОК в первом запросе появится новый столбец с данными из второй таблицы (в данном случае — прайса).

Выберите те столбцы из таблицы «Прайс», которые нужно добавить к первой (форме заказа).

После нажатия ОК появятся данные из прайса. Если на предыдущем этапе вы оставили флажок «Использовать исходное имя столбца как префикс» (Use original column name as prefix), то в названиях добавленных столбцов будет имя таблицы вместе с именем столбца, то есть «Прайс. Цена», а не просто «Цена».

Теперь можно загрузить эти данные