Учебно-методическое пособие по дисциплине «Информационные системы и базы данных в управлении персоналом». Конспект лекций - Илья Анатольевич Масленников

class="p1">С помощью системы управления персоналом можно следить за работой каждого сотрудника, оценивать его вклад в общий результат и контролировать расходы. Руководители получают возможность планировать свою деятельность, оценивать стоимость работ и анализировать общее положение дел. Система позволяет оценивать работу персонала в течение года, что помогает вовремя обнаружить сотрудника, который не справляется со своими обязанностями. Также в ней содержится полная информация о способностях и профессиональных навыках специалистов, благодаря чему можно избежать потерь, связанных с увольнением ценных работников.

Таким образом, информационная система управления персоналом — это комплекс технологий, автоматизирующих и облегчающих работу с персоналом на всех уровнях, от оперативного (повседневный учет данных) до стратегического (принятие решений по развитию компании).

В качественно выстроенной системе работа этих технологий подчинена общей логике управления персоналом в соответствии с принятой стратегией, выраженной в бизнес-процессах, автоматизированных посредством электронного документооборота. HR-система способна эффективно взаимодействовать с финансовыми, производственными и т. п. системами, использующими в своих процессах данные персонала.

Различные службы персонала используют HR-системы для решения следующих задач:

Задачи HRM систем:

— управление организационной структурой и штатным расписанием (на всех уровнях: региональные и т. п. представительства, их внутренняя структура);

— расчет заработной платы;

— кадровый учет (ведение личных дел сотрудников, учет движения персонала, подготовка на основании данных системы необходимых бумажных документов);

— учет рабочего времени (ведение графиков сотрудников, централизованное и автоматическое формирование табелей);

— планирование затрат на персонал;

— планирование карьеры и отслеживание продвижения персонала по структуре;

— работа с кадровым резервом;

— подбор персонала на вакансии;

— обучение персонала;

— системы аттестаций;

— управление компетенциями (оценка и поддержание уровня профессиональных и личностных компетенций за счет системы аттестаций и непрерывного обучения персонала).

Функциональные возможности HRM систем:

— автоматизированный учет кадрового состава организации на основе структурированных личных карточек сотрудников;

— формирование кадровых приказов, в том числе и новых видов, с автоматическим внесением информации в личные карточки сотрудников;

— ведение архива уволенных сотрудников;

— работа со штатным расписанием (просмотр и печать; получение списка вакантных должностей по подразделениям; получение сведений о заполненности штатов по каждому подразделению и по предприятию в целом);

— формирование отчетов по сотрудникам за произвольный период с использованием отбора информации и вывод в виде списков или статистических таблиц;

— подсчет количества больничных листов по подразделениям за любой период;

— составление статистической отчетности по учету кадров (списков в электронном виде; получение данных о распределении сотрудников но должностям штатного расписания);

— получение сводной таблицы об укомплектованности штатов, текучести и составе сотрудников предприятия;

— получение тарификационных списков сотрудников предприятия с проставлением кадровых параметров.

Эффект от внедрения систем управления персоналом на предприятии:

Информационное обеспечение управления персоналом — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы, которая представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников предприятия.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение системы управления персоналом включает:

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

— комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями;

— оперативность — получение входной информации должно происходить одновременно c протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения;

— систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности);

— достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Источники информации для HRM систем. Основной источник первичной информации о персонале — документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, учетная первичная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате и т. д.

Другой источник информации — сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т. п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Необходимость использования информационной системы в управлении персоналом. Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее кадровой службе и руководителям в удобной форме ставит задачу создания па предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, храпения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации.

3. Определение и сущность баз данных

База данных — это упорядоченный набор структурированной информации или данных, которые обычно хранятся в электронном виде в компьютерной системе. База данных обычно управляется системой управления базами данных (СУБД). Данные вместе с СУБД, а также приложения, которые с ними связаны, называются системой баз данных, или, для краткости, просто базой данных.

В чем заключается различие между базой данных и электронной таблицей? Базы данных и электронные таблицы (в частности, Microsoft Excel) предоставляют удобные способы хранения информации. Основные различия между ними заключаются в следующем:

— способ хранения и обработки данных;

— полномочия доступа к данным;

— объем хранения данных.

Изначально электронные таблицы были созданы для индивидуального использования, и их функционал соответствует этому назначению. Они идеально подходят для личного применения или для небольшой группы пользователей, которым не требуется проводить сложные манипуляции с данными. В отличие от них, базы данных предназначены для хранения больших объёмов систематизированной информации, иногда колоссальных размеров. Базы данных позволяют множеству пользователей одновременно быстро и надёжно получать доступ к данным и запрашивать их, применяя развитую логику и язык запросов.

Эволюция базы данных:

1. Базы данных значительно изменились с момента их появления в начале 1960-х годов.

2. Исходными системами, которые использовались для хранения и обработки данных, были навигационные базы данных — например, иерархические базы данных (которые опирались на древовидную модель и допускали только отношение «один-ко-многим») и базы данных с сетевой структурой (более гибкая модель, допускающая множественные отношения). Несмотря на простоту, эти ранние системы были негибкими.

3. В 1980-х годах стали популярными реляционные базы данных, в 1990-х годах за ними